A medida que su empresa crece, se vuelve cada vez más importante contar con procedimientos, pautas y reglas bien establecidos. La creación de un manual completo de políticas y procedimientos puede ayudarlo a administrar a sus empleados, optimizar los procesos y mejorar su negocio.
¿Qué es un manual de procedimientos?
Un manual de procedimientos, también conocido como manual de políticas y procedimientos, es un recurso para los empleados que establece pautas y protocolos para todos los principales principios, acciones y decisiones de un departamento u organización. Puede delinear los procedimientos y expectativas para cosas como códigos de vestimenta, prácticas de contratación e incluso nómina. Al crear un manual de procedimientos con políticas y estándares claros y descriptivos, puede mejorar la eficacia, la eficiencia y la comunicación de su organización.
Para crear manuales de procedimientos que sean más accesibles, muchas organizaciones han comenzado a utilizar sistemas basados en la nube, recursos en línea o software de gestión del conocimiento. Estos sistemas facilitan el acceso de los empleados y la actualización de los manuales de procedimientos a las organizaciones. Además, permiten que las organizaciones proporcionen enlaces a recursos relevantes.
Elementos de un manual de procedimientos
Los manuales de procedimientos pueden variar según la industria y la organización, pero generalmente revisan varios elementos clave, como:
- Cultura de la organización
- Procedimientos de empleo
- Beneficios para empleados
- Políticas de trabajo desde casa
- Políticas de comunicación
- Pautas para el lugar de trabajo
- Procedimientos de pago
- Código de conducta del empleado
- Protocolos para el uso de la tecnología
Cómo escribir un manual de procedimiento
Puede seguir estos sencillos pasos para crear un manual de procedimientos completo para su organización:
- Crea un título: El título de su manual de procedimientos debe ser claro y conciso, haciéndolo accesible y comprensible para personas de cualquier nivel de lectura.
- Proporcione una introducción: Su introducción debe orientar al lector al crear una descripción general de la información provista en el manual.
- Explicar el propósito de las políticas y procedimientos: Proporcionar a los lectores el razonamiento de una política puede ayudarlos a comprender su importancia e invertir en su defensa. Una política puede existir por varias razones, como evitar un conflicto, cumplir con las obligaciones reglamentarias o cumplir con los requisitos legales.
- Describe las condiciones de cada póliza: Las condiciones para un procedimiento o política incluyen detalles como quién es la audiencia principal y cualquier exclusión, expectativa o restricción relacionada con la política o cómo debe aplicarla. En la mayoría de los casos, esta es la parte más importante y detallada del manual de procedimientos.
- Establecer el alcance del manual de procedimientos: Un manual de políticas y procedimientos puede contener políticas que solo son relevantes para ciertos departamentos o roles. Por eso es importante que identifique las partes a las que pertenece una política y los puestos o equipos específicos que están exentos de ella.
- Delegar responsabilidades: Aunque la información de un manual de procedimientos puede ser útil para una amplia gama de empleados, debe haber roles, equipos o departamentos específicos que sean responsables de mantener cada política. Debe incluir una sección que enumere qué roles están a cargo de implementar un procedimiento o política.
- Detalle los pasos de cada procedimiento: Para garantizar que los empleados entiendan cómo implementar una política o procedimiento, debe incluir pasos de procedimiento que expliquen cómo completar los protocolos descritos.
- Mencione referencias relevantes: Si un procedimiento o política pudiera beneficiarse de materiales de referencia adicionales, debe crear una sección que los mencione. Esto puede incluir otras políticas, directrices, formularios, procedimientos o documentos normativos pertinentes.
- Incluya recursos para obtener información adicional y ayuda: Una sección de ayuda proporciona a los empleados recursos aprobados donde pueden obtener aclaraciones, respuestas a preguntas o ayuda para llevar a cabo un procedimiento específico. Incluya una tabla que enumere fuentes como números de teléfono, documentación, formularios o acceso a programas de capacitación.
Si te interesa saber mas te dejamos este articulo: comunicaciones internas de una organización
Comentarios