Diferencias entre portafolios de proyectos y programas

Diferencias entre portafolios de proyectos y programas

La relación entre la gestión de proyectos, programas y portafolios se puede describir mejor así:

  • Un proyecto es un esfuerzo temporal realizado por una empresa u organización (como la creación de un nuevo producto, servicio o resultado)
  • Un programa es un grupo de proyectos que son similares o están relacionados entre sí, y que a menudo se gestionan y coordinan como un grupo en lugar de hacerlo de forma independiente.
  • Un portafolio es un grupo de diferentes programas y/o proyectos dentro de la misma organización, que pueden estar relacionados o no entre sí.

Dicho de otra manera, los proyectos se ajustan a programas más grandes, que a su vez se ajustan a portafolios.

Aunque están relacionadas, las tareas asociadas con la gestión de proyectos, programas y carteras son, por naturaleza, muy diferentes.

¿Qué es un “Proyecto” en Gestión de Proyectos?

Entonces, ¿qué significa exactamente "proyecto" en el mundo de la gestión de proyectos? Generalmente, un proyecto es un esfuerzo temporal, con un comienzo y un fin finitos, que se enfoca en crear un producto, servicio o resultado único.

Nada en esta definición describe el tamaño o el contenido preciso de un proyecto: hay proyectos de todos los tamaños imaginables en prácticamente todas las industrias, y los gerentes de proyecto los supervisan independientemente de estos detalles.

¿Qué hace un gerente de proyecto?

Como gerentes de proyecto, las partes clave del trabajo son equilibrar el alcance del trabajo, también conocido como "entregables", para cumplir con los objetivos del proyecto con los recursos que están disponibles dentro del cronograma y el presupuesto asignado. Deben hacer todo esto mientras trabajan para garantizar que el proyecto cumpla con las pautas de calidad requeridas por sus clientes, lo cual no es una tarea fácil.

La gestión de proyectos consiste en aplicar las herramientas, técnicas y procesos correctos, de forma que agreguen valor, para completar el proyecto con éxito. Como sabemos, el cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos es enorme y hay una serie de habilidades, herramientas y técnicas disponibles para apoyar a los directores de proyectos en la entrega de estas iniciativas. Lo importante es comprender el proyecto, sus metas y objetivos, y cuáles son sus desafíos, y seleccionar, elegir y utilizar las partes correctas de la gestión de proyectos en consecuencia.

¿Qué es un "programa" en la gestión de proyectos?

En algunos casos, es importante que un grupo de proyectos se administre de manera coordinada para garantizar que se logre el valor. En términos de gestión de proyectos, esta colección de proyectos se convierte en un programa. Al igual que un proyecto, un programa es una organización temporal, por lo que cuando se completan los proyectos relacionados, el programa se completa.

¿Qué hace un administrador de programa?

La gestión de programas no es simplemente administrar múltiples proyectos, es un poco más estratégico que eso. El gerente del programa tampoco microgestiona esos proyectos; él o ella está ayudando a garantizar que el trabajo correcto se mueva entre los proyectos correctos en los momentos correctos.

El gerente del programa se enfoca, a lo largo del programa, en los beneficios comerciales, comenzando muy temprano en su inicio al observar qué beneficios se pueden obtener y luego hacer que eso suceda.

portafolio_proyecto_y_programas

Cada proyecto todavía tiene un gerente de proyecto que completa el trabajo descrito anteriormente. El rol del administrador del programa es garantizar que los beneficios previstos se cumplan al validar que los proyectos correctos estén incluidos en el programa. Cualquier proyecto que no proporcione valor a los beneficios se realinea o elimina del programa.

El administrador del programa es responsable de supervisar las dependencias entre proyectos y crear planes a nivel de programa para lograr esto.

Por ejemplo, se crea un calendario maestro para gestionar las dependencias entre proyectos; se crea un plan de gestión de riesgos del programa para gestionar los riesgos a nivel de programa; y un plan de comunicación del programa establece cómo fluirá la información en el programa. El gerente del programa entonces no administra los proyectos, sino que proporciona la supervisión necesaria para garantizar que las partes de cada proyecto se completen de manera efectiva y eficiente para satisfacer las necesidades de los otros proyectos.

 

Si te pareció útil quizás te interese: ¿Qué es un manual de procesos?

Valora este artículo del blog:
¿Qué es el meta learning?
Evolución de las TIC
 

Comentarios

No hay comentarios por el momento. Se el primero en enviar un comentario.
Invitado
Jueves, 06 Octubre 2022